Como fazer um índice automático no Word?

Instruções sobre como fazer um índice automático (texto produzido pela Prof. Sónia Sebastião):

ÍNDICE GERAL
O índice é uma sistematização numerada e paginada dos assuntos abordados no trabalho, nele são discriminados as partes ou secções, os capítulos e os subcapítulos tal como aparecem no conjunto. O índice só se justifica em trabalhos com mais de 30 páginas, sendo, por isso, pouco usual em artigos científicos. Não obstante, deverá ser elaborado um índice sempre que o mesmo seja solicitado por quem corrige / aprecia o trabalho. Deve ter-se particular atenção para que o índice contemple todas as secções e divisões do trabalho. Do índice geral constam a referência à bibliografia e aos anexos (e apêndices).

Os trabalhos académicos de envergadura (seminários, relatórios, dissertações, teses) devem incluir um índice que permita visualizar toda a sua estrutura e conteúdos. Dada a necessidade de correspondência entre conteúdos e sua localização no trabalho, a cada entrada de índice corresponde uma página. Com o desenvolvimento do trabalho, a actualização do índice pode ser difícil e quanto mais longo é o trabalho, maior a probabilidade de erro. Por isso, recomendamos a utilização dos índices automáticos do Word.

O Word do Office 2007/2010 permite fazer índices automáticos seguindo os seguintes passos:

  1. No separador Base, assegurar-se que está a compor o texto com estilo A predefinição deste estilo depende da versão do Word utilizada e das preferências do utilizador. Para efeitos deste exemplo, resolvemos alterar o estilo.
  2. Para alterar o estilo, pressione a opção Alterar Estilos. Seleccione a palete de cores e Tipos de Letra a usar em títulos e no corpo do texto. A selecção de um estilo poupa-nos tempo com a formatação do trabalho, uma vez que permite predefinir tipo de letra a usar, cores e espaçamento entre texto. Os estilos são todos editáveis.

A escolha do estilo inclui a edição de cabeçalhos, indispensáveis para a elaboração do índice automático. Os cabeçalhos indicam o nível da entrada de índice. Por exemplo, a introdução, os capítulos do desenvolvimento, a conclusão e a bibliografia serão cabeçalhos 1 (1º nível de índice). A subdivisão inicial dos capítulos de desenvolvimento serão cabeçalhos 2 (2º nível de índice) e a sub-subdivisão cabeçalhos 3 (3º nível de índice) e assim sucessivamente.

No estilo “Alta costura”, o cabeçalho 1 edita o texto para negrito e tamanho 14; o cabeçalho 2 mantém o negrito e diminui o tamanho para 13. Normalmente, os cabeçalhos colocam os títulos das partes do trabalho a negrito, variando o tamanho da letra, podendo incluir itálicos com o avançar das divisões. Alertamos contudo, que apesar da diminuição do tamanho da letra ser automática, os títulos dos trabalhos académicos não deverão ter tamanho inferior a 10 nem superior a 14. Caso o Word atribua valores inferiores ou superiores a estes tamanhos, é necessário corrigir o tamanho usando os comandos Tipo de Letra, no separador Base.

Para a construção do índice é necessário seleccionar os títulos previamente criados no trabalho atribuindo-lhe um nível de cabeçalho. Este procedimento é concretizado pela activação do cabeçalho respectivo na caixa de estilos. A numeração das partes deve ser feita pelo autor do trabalho, uma vez que a activação dos cabeçalhos apenas altera o tipo de letra e tamanho, criando um campo automático para o índice.

Na figura apresenta-se um índice com 3 níveis: introdução (1); ponto principal (2) e sub-ponto (3). Recomenda-se a activação do Painel de Navegação, no menu principal Ver, para visualização da construção do documento. É importante ter em atenção quantos níveis de títulos criamos para a inserção do índice automático. 

Uma vez atribuído um nível de cabeçalho aos títulos das partes do trabalho procede-se à inserção do índice. Não é necessário finalizar esta etapa de atribuição, pois a qualquer momento o trabalho pode ser formatado, assim como os seus títulos.

Para inserir o índice automático:

  1. Posicionar o cursor no início do documento (onde o índice deve ser inserido).
  2. No menu principal, abre-se o separador Referências.
  3. Activa-se a opção Índice.
  4. Selecciona-se o tipo de índice pretendido (Tabela Automática 1).

A selecção activa uma caixa de diálogo onde é necessário definir: o número de níveis de cabeçalhos (devem ser coincidentes com os usados no documento) (1); o tipo de preenchimento que se pretende entre o título da entrada e a página (normalmente ………) (2); a inclusão dos números de página, alinhados à direita (3). Outras edições podem ser feitas através dos menus “Opções” e “Modificar”.

Ao clicarmos em OK, no local onde posicionámos o cursor, surge um índice automático com a configuração definida.

Como se pode verificar, as entradas e avanços que surgem no mapa do documento apresentado no painel de navegação são semelhantes aos que surgem no índice. Caso o número de níveis no índice estivesse errado, a falha seria facilmente detectada pela não correspondência entre as entradas de índice e as entradas do painel de navegação.

O índice automático é assinalado por um sombreado cinza. Ao posicionarmos o cursor sobre o mesmo, o cinza torna-se mais escuro e surge, no topo do índice, a opção de actualização do índice. Ao seleccionarmos esta opção podemos actualizar todo o índice, ou apenas os números de página sempre que desejado.

É importante que antes da impressão do trabalho para entrega, o índice seja automaticamente actualizado, para evitar erros de página ou títulos, ou a omissão de entradas.

Índices de Ilustrações

O índice de ilustrações (figuras, tabelas e/ou gráficos) sistematiza, numera e pagina os elementos visuais que são apresentados no trabalho. Este índice deverá ser autonomizado em relação ao índice geral, isto é, a indicação das figuras, tabelas e /ou gráficos não deve ser colocada no índice geral uma vez que dificulta a leitura do mesmo.

A utilização do índice de ilustrações só se justifica quando o recurso às mesmas ao longo do trabalho é significativo (por exemplo, mais de 5 figuras, por cada 30 páginas).

Os estilos do Word também permitem a elaboração de Índices de Ilustrações. O processo inclui :

  1. Abrir o menu Referências.
  2. Seleccionar a opção Inserir Legenda.
  3. Na secção Opções, escolher o nome que se adequa. Caso a lista não apresente o desejado, accionar o botão Novo Nome e criar o rótulo desejado.
  4. No botão Numeração é possível definir o formato da mesma. A numeração das ilustrações deve ser numérica e sequencial.

Alerta-se para a necessidade de manter o mesmo tipo de letra em todo o documento. Portanto, se a pré-configuração de estilo alterar o tipo de letra, é necessário alterar o mesmo nos comandos “Tipo de Letra”. Esta operação também se aplica à cor do título da ilustração.

O rótulo da ilustração inclui apenas a designação da mesma e a sua numeração automática, depois do mesmo ser inserido no topo da ilustração no documento, é necessário adicionar o título. A designação de “Legenda” no comando do Word, não deve induzir o autor em erro, colocando-a na base da ilustração. Tal como indicado anteriormente, o rótulo, numeração e designação das ilustrações são colocados antes das mesmas (no cimo), na base é colocada a fonte ou, quando assim é, a indicação de elaboração própria.

Para inserir o Índice de Ilustrações, os seguintes passos devem ser seguidos:

  1. Posicionar o cursor após o índice geral.
  2. Abrir o menu Referências.
  3. Activar a opção inserir Índice de Ilustrações.
  4. Escolher o tipo de Ilustração cujo índice se quer construir (no exemplo, optámos pelo Índice de Quadros).
  5. Para alterar o tipo de letra, pressionar o botão Modificar e proceder às alterações necessárias. No exemplo optámos por colocar o título dos quadros em Garamond, tamanho 12 (o mesmo tipo de letra e tamanho usados no texto), itálico.
  6. Pressionar OK.

A actualização dos índices pode ser feita através da sua selecção e subsequente activação do comando F9 no teclado do computador. A caixa de diálogo de actualização quer do índice total ou apenas das páginas é apresentada. O autor terá de seleccionar a opção pretendida e pressionar OK.

O Word permite a construção de vários tipos de índice, sendo a filosofia da sua construção semelhante à apresentada.

Em qualquer índice automático é possível ir rapidamente para determinada secção posicionando o cursor sobre a entrada do índice da mesma e pressionando a tecla ctrl.

 

Anúncios

Deixe uma Resposta

Preencha os seus detalhes abaixo ou clique num ícone para iniciar sessão:

Logótipo da WordPress.com

Está a comentar usando a sua conta WordPress.com Terminar Sessão /  Alterar )

Google+ photo

Está a comentar usando a sua conta Google+ Terminar Sessão /  Alterar )

Imagem do Twitter

Está a comentar usando a sua conta Twitter Terminar Sessão /  Alterar )

Facebook photo

Está a comentar usando a sua conta Facebook Terminar Sessão /  Alterar )

Connecting to %s